Schlagwort: DocuWare

Corona Schnelltest im Unternehmen -Verwaltungsaufwand minimieren!

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Aktuell müssen Unternehmer Ihren Mitarbeitern pro Woche mindestens einen Corona Schnelltest anbieten. Dies führt Anfang der Woche zu einem deutlich erhöhten Verwaltungsaufwand.

Aus dieser Not heraus haben wir gestern einen Ablauf mit unserem Dokumentenmanagement System „DocuWare“ geschaffen, der es uns erlaubt, die Ergebnisse in 3 Klicks zu verwalten 🙂 Das spart mir ab sofort bei 10 Mitarbeitern 1,5 Stunden Zeit am Montag morgen 😉 Bei mehr Mitarbeitern kann man sich die Zeitersparnis und die „Nerven“ leicht ausrechnen…

Schritte:

  1. Mitarbeiter führt Selbsttest durch
  2. Nach 15 Minuten wird das Ergebnis kontrolliert
  3. Über ein digitales Formular werden Testling, Tester und Ergebnis erfasst
  4. Fertig!

Ab jetzt überimmt Docuware die Verwaltung für uns:

  • Erstellung der Bescheinigung
  • Kommunikation des Ergebnisses
  • Versand der Bescheinigung an Mitarbeiter
  • Ablage/ Dokumentation im digitalen Archiv

Einfach cool… nach dem Test hat man weniger als 1 Minute Aufwand pro Mitarbeiter 🙂

Ricoh weltweit führend bei der Transformation des Druckgeschäfts laut IDC MarketScape

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Unser Hauptlieferant RICOH wird im aktuellen IDC MarketScape-Report als führend bei der Transformation des Druckgeschäfts gewürdigt. Der „IDC MarketScape: Worldwide Print Transformation 2020 Vendor Assessment“1-Report beurteilt das Engagement und die Bemühungen von Ricoh, die digitale Transformation voranzutreiben. Laut IDC befinde sich Ricoh jetzt „in einer starken Position, um die Transformation sowohl innerhalb als auch außerhalb des Druckgeschäfts voranzutreiben“2. Wir sind stolz darauf, als RICOH Corporate Partner auf diese Erfolge zu blicken und gratulieren RICOH ganz herzlich zu dieser Auszeichnung.

Auch wir sind schon lange dabei, die Digitalisierung in unserem Unternehmen aber auch bei unseren Kunden voranzutreiben. Denn „die plötzliche Zunahme von Telearbeit hat viele Entwicklungen im Bereich der digitalen Transformation beschleunigt, die bereits im Gange waren“, sagt Akira Oyama, CMO, Corporate Executive Vice President, Workplace Solutions Business Group, Ricoh Company, Ltd. „Das Auflösen von Silos, das Realisieren solider digitaler Workflows zur Vereinfachung alltäglicher Arbeitsprozesse und die Bereitstellung eines sicheren Fernzugriffs sind in der neuen Arbeitswelt nicht mehr nur nützlich, sondern zu einer absoluten Notwendigkeit geworden. Unser auf die Kundenbedürfnisse ausgerichteter, flexibler und ganzheitlicher Ansatz hat es uns ermöglicht, Kunden auch in einer solch schwierigen Zeit zu unterstützen.“

GHS ist seit 25 Jahren Ricoh Partner und seit über 10 Jahren DocuWare Partner. Wir helfen Unternehmen auf dem Weg in das digitale Arbeiten und unterstützen den gesamten Dokumenten-Workflow. Vom Papierdokument bis hin zur digitalen Verwaltung der dokumentbasierten Prozesse im Unternehmen.

Weitere Informationen finden Sie unter www.ricoh.de.

1 “IDC MarketScape: Worldwide Print Transformation 2020 Vendor Assessment,” doc #US45354420, August 2020, https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US45354420 

2 “IDC MarketScape: Worldwide Print Transformation 2020 Vendor Assessment,” doc #US45354420, August 2020, https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US45354420 

DocuWare im Einsatz bei unserem Kunden Metallbau Walter – Referenzbericht

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Optimierung im Handwerksbüro

In der Zeitschrift IT Mittelstand ist ein interessanter Artikel über unseren Kunden Metallbau Walter erschienen. Die Planung und Einführung des Systems wurde durch unsere DocuWare-Spezialisten realisiert.

Im Vordergrund stand die Reduzierung des Papieraufkommens in den Projektakten, ein einfacher Überblick über Zertifizierungen und Prüf-Unterlagen, sowie die Digitalisierung der Eingangsrechnungen.

Die Metallbau Walter GmbH im saarländischen Lebach-
Thalexweiler ist ein seit über zwei Jahrzehnten bestehendes, erfolgreiches
Familienunternehmen, das spezialisiert auf Metallkonstruktionen,
modernen Stahlbau sowie Blechverarbeitung ist.

32-33-DMS-ITM-0720_Metallbau-WalterHerunterladen

Quelle: DocuWare.com

DocuWare Frühstück in der Genussfabrik

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Papierlos arbeiten im Neuen Jahr! Immer das richtige Dokument im richtigen Moment blitzschnell zur Hand… 

Am: 9. Januar 2020 um 9:00 Uhr
Im Bistro der Genussfabrik Trier,
Bernhardstraße 47, 54295 Trier

Kostenfreies Infoseminar rund um das Thema digitales Dokumentenmanagement.
Für Handwerker, kleine Unternehmen, Selbstständige, Personalverantwortliche, etc.
Bei einem gemütlichen Frühstück, präsentieren wir die Möglichkeiten und Vorteile eines Dokumentenmanagement Systems. Unser DocuWare Anwender Jörg Stoller der Genussfabrik Trier wird ein bisschen aus dem Nähkästchen plaudern und erzählen, wie er mit dem System arbeitet.

Programm:
9:00 Uhr: Frühstück
9:30 Uhr Infoseminar
ab 10:15 Uhr Verschiedene Info Points:
– Buchhaltung
– digitale Personalakte
– Technik und IT, wie kann das System bei Ihnen integriert werden.
Bitte nur mit Anmeldung, damit wir uns entsprechend vorbereiten können.

Entweder per Telefon bei Ihrem GHS Ansprechpartner oder über das Formular auf unserer Website:

https://www.ghs-trier.com/ueber-ghs/veranstaltungen/docuware-workshop/index.php

DocuWare – Schritt für Schritt einführen

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Wie sollte man am besten vorgehen bei der Einführung eines DMS? Am wichtigsten ist es dabei, nichts zu überstürzen und in kleinen Schritten den Einstieg in das digitale Arbeiten wagen… Wir helfen bei der Analyse der aktuellen Prozesse und helfen dabei die effektivsten Maßnahmen zu identifizieren und im Unternehmen einzuführen. Wichtig dabei ist für uns immer, die Mitarbeiter in diesen Prozess mit einzubeziehen und sie Schritt für Schritt an die Hand zu nehmen.

In 4 Schritten zum funktionierenden Dokumentenmanagement-System

Der nachfolgende Artikel beschreibt sehr schön, auf welche Schritte man sich bei / bzw. vor der Einführung eines DMS einstellen sollte:

https://start.docuware.com/de/blog/dokumenten-management/in-4-schritten-dokumentenmanagement-system?utm_campaign=DE_K_EB6%20Kosten%20sparen%20Dokumenten-Management&utm_source=hs_email&utm_medium=email&utm_content=76640097&_hsenc=p2ANqtz–U_V7jKyncJji3B3q29tk8BwKC2JIHukvT7-DXy2uEIjYS9mp21o8P49xNEAWVbFhjbS8tApAzCUKxseWeej1cDBiLxtnW3OTj_6cjA2-l1eCEsZ0&_hsmi=76640097

Mit DocuWare sind Ihre Daten geschützt

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GHS Trier DocuWare Gold PartnerIn letzter Zeit hört man immer öfter von Datenverlust durch Verschlüsselungs-Viren. Sie heißen Locky, Petya oder WannaCry. Dokumente die in DocuWare archiviert sind, sind sehr gut gegen diese Schädlinge geschützt. Dies ist der  speziellen Architektur von DocuWare geschuldet.  Denn die Dateien auf dem Dateispeicher werden ausschließlich von DocuWare-Server-Komponenten gelesen und geschrieben. Nur das Konto für die DocuWare-Dienste benötigt Schreibzugriff. Da kein beidseitiger Datenaustausch mit dem Dateisystem stattfindet, kann der Virus auf einem Client-Rechner somit keinen Schaden in dem verwendeten DocuWare-System anrichten.

Mehr Informationen zum Aufbau von DocuWare finden Sie im White Paper Systemarchitektur
Quelle: DocuWare

 

Docuware After Work – digitale Transformation

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digitale TransformationIhr Einstieg in das papierarme Büro
Dienstag 6. Februar 2018: 15:30 Uhr


Weniger Schokolade?
Weniger Bier?

Bei diesen beiden Vorsätzen können wir Ihnen leider nicht weiterhelfen…
Aber wenn Sie in Ihrem Unternehmen dem papierarmen Büro einen Schritt näher kommen möchten, besuchen Sie unseren Vortrag am 6. Februar um 15.30Uhr. Hier zeigen wir Ihnen wie einfach Sie Dokumente ablegen, archivieren, bearbeiten und auch wiederfinden.

Verabschieden Sie sich Stück für Stück vom Papier.

Die Digitalisierung von papierbasierten Dokumenten ist ein erster, einfacher Schritt in Richtung digitale Transformation und die schnellste Möglichkeit, wirksame Einsparungen zu erzielen.

Verpassen Sie nicht den Einstieg in die digitale Transformation

Unter nachfolgendem Link können Sie sich zu unserer Veranstaltung anmelden:
https://ghs-trier.com/ueber-ghs/veranstaltungen/docuware-after-work/index.php

Besuchen Sie uns in Trier!

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Schauraum in Trier Zewen

In der Gottbilsstr. 18 in Trier-Zewen sind Sie während unserer Geschäftszeiten jederzeit willkommen!  Bei uns können Sie verschiedene Neugeräte sowie werkstattüberholte Vorführgeräte vor dem Kauf ansehen und auch ausprobieren. Wir haben ein breitgefächertes Angebot an digitalen Druck- und Kopiersystemen (S/W und Farbe) sowie Multifunktionsdruckern in unserer Austellung. Aktuell stellen wir nachfolgende Systeme in unserem Scharaum aus: Ricoh MP C3003 (werkstattüberholt), Ricoh MP C3502 (werkstattüberholt), Ricoh MP C3004ex (Neu), Kyocera Taskalfa 4052ci (Neu), Canon IPF755 (Vorführgerät), Kyocera Ecosys M6035cidn (Neu), Ricoh Whiteboard D5510 (Vorführgerät)

Eigene Meisterwerkstatt
Gerne können Sie auch einen Blick in unsere firmeneigene Meisterwerkstatt werfen, die Arbeitsweise „hinter den Kulissen“ betrachten und sich mit Ihrem zukünftigen Multifunktionssystem oder digitalen Drucker anfreunden.